秘書業務をアウトソーシングして業績を2倍にした会社

アウトソーシング・会社の業務 事業承継

アウトソーシングを、上手に使っている会社とそうでない会社があります。

アウトソーシングのメリットは、自分の会社が持っていない技術、あるいは生産体制を他社へ委託することで、業務パフォーマンスを高めること。

自社では不足するリソースを補う方法として、便利に活用されてきました。

しかし、時代の流れとともにその利用法が変わり、アウトソーシングという言葉が使われ始めたころとはかなり違うようです。

昔からのアウトソーシングではなく、戦略的なアウトソーシングによって、小人数ながら大きな会社とおなじようなパフォーマンスを発揮している会社があります。

そんな会社の事例を紹介します。

秘書の仕事をアウトソーシングして売上倍増!

バックオフィスの仕事といっても、総務や経理、営業業務やお客さま対応など、その範囲はとても広いです。

とくに中小企業の場合、アウトソーシングするといっても、どこまでの業務をまかせていいのか判断が難しいですね。

理由には、内部情報をあまり知られたくないことや、業務の特殊性などがあげられます。

その結果、アウトソーシングしたとしても、繁忙期の派遣社員、簡単な倉庫作業や伝票整理をお願いする程度に。

そのようなバックオフィスの業務のなかで、経営者にとって特に重要なのが、秘書業務

不動産業を営むA社の事例では、秘書業務をアウトソーシングすることで、売上を倍増することに成功しています。

従来のアウトソーシングでは、考えられなかった活用法です。

A社のアウトソーシングの実例はこちら

不動産業A社の顧客は海外の投資家

A社の業務は、不動産の賃貸経営ですが、海外の投資家にたいする不動産のコンサルティングや、東京の不動産を買うときのサポートもおこなっています。

賃貸の仲介や、一戸建て住宅などの販売をおこなう不動産会社と少し違った業務内容です。

台湾や中国の投資家へ、中長期的な投資対象として不動産のアドバイスをしなければいけませんから、かなりこまかなマーケットリサーチや事業計画の策定が必要になります。

投資対象としての判断材料の提供から、ときには購入手続きからその購入後の物件管理までおこなっています。

秘書業務のアウトソーシングを初めから考えていた

秘書のアウトソーシング

A社社長の知人にも、アウトソーシングを使っている経営者がいるようです。

しかし、サイトのランディングページ制作や、原稿ライティングなど、一部の業務での単純作業で使うことが多いとのこと。

A社の場合、アウトソーシングを秘書として活用することを決めていたとのことですが、徐々にまかせる範囲を拡大しています。

秘書業務というコアな部分をアウトソーシングすることを、初めから決めていたことが、その後の事業拡大のチャンスにつながったようです。

秘書業務は、ノンコア業務と言われますが、有能な秘書がいなければトップが効率的に動けないとすれば、コア業務と一体のものと考えるべきでは?

コア業務?のアウトソーシングはこちら

実際にアウトソーシングしている業務内容がこちら!

A社がアウトソーシングしている具体的な業務では、「リサーチ」と「提案書」の作成が多いそうです。

アウトソーシングしている一連の業務は、以下の通りです。

① 海外の投資家に見合う物件を検索してピックアップする

② 社長がいいと思った物件の「マニュアル」と「提案書」を作成する

③ 提案書を投資家へ渡す

④ 投資家が興味を示したらさらに必要な情報を収集する

この①~④までの一連の業務は、通常の中小企業、とくにスタートアップ企業なら、社長やマネジャークラスがみずからおこなう業務です。

しかし、A社が実際に携わるのは、③ 提案書を投資家へ渡す” の部分だけ!

<丸投げした作成資料の話>
「東京23区の各区の人口は?」と実際に尋ねられたことがあるのですが、私も当然パッとは答えられません。そこで、調べた上でPowerPointにまとめて提供しようとなったのですが、その作業だけでも結構な時間を要する訳です。それで「HELP YOU」のアシスタントに丸投げしてお任せしたのですが、本当にきれいな資料ができ上がってきた。

これが、A社のアウトソーシングの一例ですが、その他の依頼資料の多くの出来が、社長以上だったそうです。

自分の時間ができて営業に専念!売上が2倍に!

売上・業績アップ

A社では、大事な秘書業務をアウトソーシングすることで、社長が自分の時間を創出できています。

それによって、アクセル全開で顧客の新規開拓に力を入れることができる体制ができています。

生産性がアップすることで、売上が1.5~2.0倍になっただけでなく、管理がおろそかになっていた投資物件についても目を向ける余裕ができたようです。

A社へのインタビュー内容はこちら

自社の投資物件のリサーチもアウトソーシング?

最近では、A社自身の投資物件のリサーチもアウトソーシングするようになっているそうです。

A社の仕事が無くなる?

A社がアウトソーシングしている「HELP YOU」社とは?

A社が現在アウトソーシングしているHELP YOU社は、一般的な外注先と考えたら間違いです。

アシスタントのポテンシャルが非常に高いので、かなりコアな部分も安心してまかせることができます。

その理由は、もともとそのような部署で活躍していたエキスパートの集団だからです。

アシスタントの多くが女性であることから、結婚・出産などの事情で、能力がありながらもやむを得ず退職された方が多いと思われます。

<合格率1%で選ばれたアシスタント>
HELP YOU社 のアシスタントになるには、試験にパスする必要がありますが、合格率はなんと1%!そのポテンシャルが容易に想像できます。

HELP YOU社は、オンラインだけで業務対応していますが、それによって国内だけでなく海外在住のスタッフまで、優秀な人材を確保することができています。

HELP YOU社の5つの特徴

  • アシスタントの能力が高い
  • コア業務にも対応できる
  • 戦略的なアウトソーシングが可能
  • ディレクターがワンストップで対応
  • コストパフォーマンスが高い

A社は、秘書業務のなかでもかなり高いレベルでHELP YOU社を活用しています。

そのため、A社のコストパフォーマンスは、他社のアウトソーシング事情と比べて非常に高い結果につながっています。

まとめ

アウトソーシングは、外注先のポテンシャルを知ることで、その能力を最大限に引き出すことができます。

その結果は、当然クライアントの業績にもはね返ってきます。

情報漏洩のリスクなどの理由から、コア業務をコストの高い身内で固めていううちは、いつまで経っても戦略的な改善はできません。

”事業承継を経営者の終活の一つ”ととらえたたときに、アウトソーシングを見直すことで、会社の新しい魅力を引き出す可能性が高くなるのは間違いないでしょう。

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