「秘書業務」のアウトソーシングで人手不足解消!

アウトソーシング

中小企業の求人倍率が、急上昇!

日経新聞によれば、2020年新卒者では、従業員300人未満の求人倍率8.62倍。全体の求人倍率が1.83倍なので、その差は歴然。

以前このサイトでも、中小企業が正社員の採用を前提として会社を運営維持していくことは難しいと書きました。

大手企業が通年採用を始めれば、ますます人員確保が難しくなることは目に見えています。人材の確保そのものが、企業の大小にかかわらず難しくなっているのが現状。

いっそのこと、時流に逆らわず、人を採用しないという選択肢が、これからの中小企業の活性化のキーワードになるでしょう。

中小企業の活性化はアウトソーシングで人的リスクを回避

中小企業経営で、もっとも大きなリスクが人的リスクです。

顧客からのクレームや資金繰りなど、問題が起きない月は多分無いと思います。それでも、顧客からのクレームは、誠心誠意を尽くせば、時間とともになんとか治まるでしょう。

また資金繰りも、リスケなどを含めて解決策はあります。たとえネガティブな結果であったとしても、一度、方向性さえ決まれば、あとは忘れて前へ進むだけ。

でも、人事がらみのトラブルは、いつまでも尾を引き、解決まで時間も費用もかかることが多いです。100人規模の会社であれば、年に1度や2度、そんな不測の事態が起きているんじゃないでしょうか。

  • 突然の病気や退職
  • 社員の横領などの不祥事
  • 社員の自動車事故
  • 同僚間のトラブル
  • 顧客とのトラブル
  • 残業代の未払いや有給休暇
  • 労働基準監督署に訴えられた

採用のときにチェックしたつもりでも、実際に一緒に仕事をしてみないと分からないのが実態。

人不足のときなら応募があればいい方で、選ぶというより選ばれるといったほうが正しかもしれません。そんな状況下、人数合わせで採用して不祥事が起きれば、”やっぱりね”。

周りから、そんなささやきが聞こえてきます。

リスクがほとんどないアウトソーシング

アウトソーシングにリスクがないとは、言いません。

自社で製造できない部品を外注するときは、納品時に品質チェックするのと同じように、内務業務をアウトソーシングするときも、その成果についてしっかり評価する必要があります。

自社のルールに慣れた正社員やベテランのパート社員ではありませんから、最初の段階ではとまどうこともあるかもしれません。ときには、エラーや失敗もあるでしょう。

しかし、アウトソーシング先のスタッフが顧客企業のルールに慣れてくると、その処理の性格性とスピードに驚く経営者が多いようです。

内務事務を派遣社員にたのんだら?

内務事務を派遣会社へ頼んだ場合、料金は、通常1時間当たり2000円~。31日以上の契約が多いので、実労働日数が20日、1日8時間勤務なら、月32万円を派遣会社へ支払う計算です。

正社員の給料と比べたら高いと思われるかもしれませんが、人事面の管理コストや人的リスクを考えなくてすむことを考えれば、結果的には安いと思います。

繁忙期だけ頼むこともできますし、もし、派遣された社員の能力が十分でなければ、交替してもらうこともできるのもメリットです。正社員やパート社員の場合、能力が足りないとわかってもそんなことはできません。

中小企業では、少しでもコストをおさえたいのが正直な気持ちです。繁忙期だけのスポットならまだしも、単なる人手不足が理由で、派遣社員を長期間使い続けるのは、負担が大きすぎると言えます。

内務事務をオンラインのアウトソーシングに換えたら!

最近、内務事務の人手不足を、オンラインのアウトソーシングで解決している会社が増えてきました。

初めてアウトソーシングするときは、どの会社の経営者も不安を感じるようです。やむを得ず、アウトソーシングをたのんだと言ってもいいかもしれません。

しかし、慣れてくると、その便利さとスタッフのポテンシャルの高さに驚く経営者が多いのも事実です。

なによりも、派遣社員を頼むより割安だということです。

オンライン秘書サービスi-STAFF(アイスタッフ)の場合、料金体系は以下のようになっています。

 

●実働時間:30時間~/月
●対応可能時間:平日の朝9時~夕方18時

プラン契約期間月額料金(税別)
ライトプラン3ヶ月114,000円
ベーシックプラン6ヶ月93,000円
プレミアムプラン12ヶ月81,000円
カスタマイズプラン月30時間以上、土日・深夜対応など

 

<I-STAFF期間限定キャンペーン>
キャンペーン期間:6/3~6/28
ライトプラン:通常料金114,000円⇒期間限定料金99,000円
ベーシックプラン:通常料金93,000円⇒期間限定料金84,000円
プレミアムプラン:通常料金81,000円⇒期間限定料金75,000円

 

来客時の応対やお茶出し、雑用などを含めて、社員を使ってきた場合、そばにいないので最初のうちは戸惑いがあると思います。

オンライン秘書サービスi-STAFF(アイスタッフ)の料金表は1ヶ月30時間の料金ですから、1日8時間・1ヶ月160時間とした場合、プラミアムプランに換算なら1ヶ月当り約43万円、割高と思われるかもしれません。

でも、依頼する業務を、ルーチンワークや面倒な業務に絞り込むことで、30時間でかなりの業務が消化できることがわかります。

60時間換算なら、約18万円弱(税込)ですが、スタッフの能力の高さが時間当たりの効率を上げています。

i-STAFF(アイスタッフ)を使っている会社の評判

i-STAFF(アイスタッフ)は、社歴が浅いので、まだ口コミなどは上がっていないようですが、悪い評判はないようです。

i-STAFF(アイスタッフ)のホームぺージには、実際に契約している企業が実名でコメントを寄せていますので、そのうちA社のコメントを紹介します。

<A社>
海外在住日本人起業家専門にオンラインを活用したビジネスコンサルティングや各ビジネス支援サービスをおこなう会社

<i-STAFF利用の感想>※要約
「オンライン秘書(アシスタント)」サービスを探していました。そこで、i-staffさんのサービスを見つけたんです。
お試しで利用が出来る事と、契約後に「返金保証」があるという事で、6ヶ月の利用から始めました。
結果的に、今では手放せないサービスになってます(笑)請求メールの送付や、各リサーチ(書籍リサーチがほとんど)など、自分のコア業務とは関係ない雑務って結構あるもんですね。自分が雑務に月30時間以上費やしていたという事が、非生産的だったと反省です。
今では、コア業務に集中する事が出来、新規クライアント様の増加に繋がっています。これ考えると費用対効果はかなりありましたね。
オンラインサービスをおこなっている会社のスタッフのレベルは、全体的に高いのが特徴です。i-STAFF(アイスタッフ)はそのうちの1社と考えていいでしょう。
 

「返金保証」はオンラインサービス業界では『i-STAFF』だけ

i-STAFF(アイスタッフ)は、オンライン秘書業界では、唯一「返金保証」をおこなっています。

サービス内容が満足できなかったら、料金を返金してもらえる制度は、オンライン秘書の業界では、i-STAFFだけです。クライアント企業からすれば、とても嬉しいサービスですが、実際に返金を依頼したケースは無いようです。

i-STAFF(アイスタッフ)を使っているA社の評判でもわかるように、スタッフの業務レベルがかなり高いからでしょう。

i-STAFF(アイスタッフ)の6つの特徴

i-STAFF(アイスタッフ)が、クライアント企業から評価が高いおもな理由は、6つの大きな特徴にあります。

  • 採用率1%の高レベルのスタッフ
  • 業務完了までの対応が早い
  • 幅広い業務に対応
  • 営業先からスマホで依頼
  • オフライン業務にも対応
  • 業界唯一の返金保証

i-STAFF(アイスタッフ)に所属しているスタッフは、もともと大企業などで専門的知識を深く習得し、実践してきた人たちです。

辞めた理由は、結婚や出産などさまざまですが、その専門知識や経験はすべての企業に共通のものです。

さらに、採用率がわずか1%という厳しさから考えても、クライアント企業のスタッフに対する満足度が高いのも納得できます。

i-STAFF(アイスタッフ)の幅広い業務

i-STAFFは、電話受付、スケジュール調整やメール返信など、様々な秘書業務だけでなく、人事や経理に関する業務もサポートします。

さらに、SNSなどの代行運用やライティング、レポート作成など、Webサイト運用に関する業務や営業の企画書作成など、幅広い業務に対応できるのが特徴です。

内務関連業務を、ほぼまかせることができるので、経営者をはじめ幹部社員は、コア業務に専念することができます。

i-STAFFの詳しい業務内容はこちら

i-STAFF(アイスタッフ)はオフラインにも対応

i-STAFFは、オフラインにも対応していますから、名刺や書類の整理、各種資料のファイリングにも対応しています。

ハガキや請求書の発送業務などにも対応できるので、内務業務について、ほぼ問題なく依頼できると考えていいでしょう。

i-STAFFの<無料トライアルキャンペーン!>

i-STAFFは、今だけ、3周年記念大感謝キャンペーンとして、6時間の無料トライアルキャンペーンをやっています。

期間は、2019年6月3日(月)~6月28日(金)なので、残りわずかですが、一度相談してみてはいかがでしょう。

まとめ

i-STAFFにかぎりませんが、秘書業務あるいは内務業務などへ委託することについては、不安を感じる経営者が多いと思います。

ひと声かければ、すぐに飛んできて指示をきいてくれる、そんな社員が直ぐそばにいれば心強いですが、仕事の結果に満足していますか。

イエスマンでいてもらうことが、経営者にとっては心地よいかもしれません。

しかし、様々な業務を素早く正確にこなすことが出来るスーパーマンのような社員は一人もいません。同じ業務をこなすためには、何人もの社員やパート社員、あるいは派遣社員が必要になります。

i-STAFFなどのオンライン秘書を一度利用すると、ほとんどの業務がワンストップで処理できます。

これからの事業承継に必要なのは、社内体制をいかにして整えるか、そして利益体質です。

若い後継者のために、魅力的な会社づくりをしてみませんか。

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