「秘書業務」のアウトソーシングで人手不足解消！

中小企業の求人倍率が、急上昇！

日経新聞によれば、２０２０年新卒者では、従業員３００人未満の求人倍率が８．６２倍。全体の求人倍率が１．８３倍なので、その差は歴然。

以前このサイトでも、中小企業が正社員の採用を前提として会社を運営維持していくことは難しいと書きました。

大手企業が通年採用を始めれば、ますます人員確保が難しくなることは目に見えています。人材の確保そのものが、企業の大小にかかわらず難しくなっているのが現状。

いっそのこと、時流に逆らわず、人を採用しないという選択肢が、これからの中小企業の活性化のキーワードになるでしょう。

中小企業の活性化はアウトソーシングで人的リスクを回避
まとめ
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中小企業の活性化はアウトソーシングで人的リスクを回避

中小企業経営で、もっとも大きなリスクが人的リスクです。

顧客からのクレームや資金繰りなど、問題が起きない月は多分無いと思います。それでも、顧客からのクレームは、誠心誠意を尽くせば、時間とともになんとか治まるでしょう。

また資金繰りも、リスケなどを含めて解決策はあります。たとえネガティブな結果であったとしても、一度、方向性さえ決まれば、あとは忘れて前へ進むだけ。

でも、人事がらみのトラブルは、いつまでも尾を引き、解決まで時間も費用もかかることが多いです。１００人規模の会社であれば、年に１度や２度、そんな不測の事態が起きているんじゃないでしょうか。

突然の病気や退職
社員の横領などの不祥事
社員の自動車事故
同僚間のトラブル
顧客とのトラブル
残業代の未払いや有給休暇
労働基準監督署に訴えられた

採用のときにチェックしたつもりでも、実際に一緒に仕事をしてみないと分からないのが実態。

人不足のときなら応募があればいい方で、選ぶというより選ばれるといったほうが正しかもしれません。そんな状況下、人数合わせで採用して不祥事が起きれば、”やっぱりね”。

周りから、そんなささやきが聞こえてきます。

リスクがほとんどないアウトソーシング

アウトソーシングにリスクがないとは、言いません。

自社で製造できない部品を外注するときは、納品時に品質チェックするのと同じように、内務業務をアウトソーシングするときも、その成果についてしっかり評価する必要があります。

自社のルールに慣れた正社員やベテランのパート社員ではありませんから、最初の段階ではとまどうこともあるかもしれません。ときには、エラーや失敗もあるでしょう。

しかし、アウトソーシング先のスタッフが顧客企業のルールに慣れてくると、その処理の性格性とスピードに驚く経営者が多いようです。

内務事務を派遣社員にたのんだら？

内務事務を派遣会社へ頼んだ場合、料金は、通常１時間当たり2000円～。３１日以上の契約が多いので、実労働日数が２０日、１日８時間勤務なら、月３２万円を派遣会社へ支払う計算です。

正社員の給料と比べたら高いと思われるかもしれませんが、人事面の管理コストや人的リスクを考えなくてすむことを考えれば、結果的には安いと思います。

繁忙期だけ頼むこともできますし、もし、派遣された社員の能力が十分でなければ、交替してもらうこともできるのもメリットです。正社員やパート社員の場合、能力が足りないとわかってもそんなことはできません。

中小企業では、少しでもコストをおさえたいのが正直な気持ちです。繁忙期だけのスポットならまだしも、単なる人手不足が理由で、派遣社員を長期間使い続けるのは、負担が大きすぎると言えます。

内務事務をオンラインのアウトソーシングに換えたら！

最近、内務事務の人手不足を、オンラインのアウトソーシングで解決している会社が増えてきました。

初めてアウトソーシングするときは、どの会社の経営者も不安を感じるようです。やむを得ず、アウトソーシングをたのんだと言ってもいいかもしれません。

しかし、慣れてくると、その便利さとスタッフのポテンシャルの高さに驚く経営者が多いのも事実です。

なによりも、派遣社員を頼むより割安だということです。

オンライン秘書サービスi-STAFF（アイスタッフ）の場合、料金体系は以下のようになっています。

●実働時間：３０時間～／月
●対応可能時間：平日の朝9時～夕方18時

プラン	契約期間	月額料金（税込）
ライトプラン	３ヶ月	125,400円
ベーシックプラン	６ヶ月	102,300円
プレミアムプラン	１２ヶ月	89,100円
カスタマイズプラン	月30時間以上、土日・深夜対応など

※消費税は10%で計算しています。

＜I-STAFF期間限定キャンペーン＞
キャンペーン期間：6/3～6/28
ライトプラン：通常料金125,400円⇒期間限定料金108,900円
ベーシックプラン：通常料金102,300円⇒期間限定料金92,400円
プレミアムプラン：通常料金89,100円⇒期間限定料金82,500円

※最新のキャンペーン内容等については、公式サイトでご確認ください。

来客時の応対やお茶出し、雑用などを含めて、社員を使ってきた場合、そばにいないので最初のうちは戸惑いがあると思います。

オンライン秘書サービスi-STAFF（アイスタッフ）の料金表は１ヶ月３０時間の料金ですから、１日８時間・１ヶ月１６０時間とした場合、プラミアムプランに換算なら１ヶ月当り約４３万円、割高と思われるかもしれません。

でも、依頼する業務を、ルーチンワークや面倒な業務に絞り込むことで、３０時間でかなりの業務が消化できることがわかります。

６０時間換算なら、約１８万円弱（税込）ですが、スタッフの能力の高さが時間当たりの効率を上げています。

i-STAFF（アイスタッフ）を使っている会社の評判

i-STAFF（アイスタッフ）は、社歴が浅いので、まだ口コミなどは上がっていないようですが、悪い評判はないようです。

i-STAFF（アイスタッフ）のホームぺージには、実際に契約している企業が実名でコメントを寄せていますので、そのうちＡ社のコメントを紹介します。

<Ａ社>
海外在住日本人起業家専門にオンラインを活用したビジネスコンサルティングや各ビジネス支援サービスをおこなう会社

<i-STAFF利用の感想>※要約
「オンライン秘書（アシスタント）」サービスを探していました。そこで、i-staffさんのサービスを見つけたんです。
お試しで利用が出来る事と、契約後に「返金保証」があるという事で、6ヶ月の利用から始めました。
結果的に、今では手放せないサービスになってます（笑）請求メールの送付や、各リサーチ（書籍リサーチがほとんど）など、自分のコア業務とは関係ない雑務って結構あるもんですね。自分が雑務に月30時間以上費やしていたという事が、非生産的だったと反省です。
今では、コア業務に集中する事が出来、新規クライアント様の増加に繋がっています。これ考えると費用対効果はかなりありましたね。

オンラインサービスをおこなっている会社のスタッフのレベルは、全体的に高いのが特徴です。i-STAFF（アイスタッフ）はそのうちの1社と考えていいでしょう。