秘書業務をアウトソーシングを活用して業績を２倍にした会社！

アウトソーシングを、上手に使っている会社とそうでない会社があります。

アウトソーシングのメリットは、自分の会社が持っていない技術、あるいは生産体制を他社へ委託することで、業務パフォーマンスを高めること。

自社では不足するリソースを補う方法として、便利に活用されてきました。

しかし、時代の流れとともにその利用法が変わり、アウトソーシングという言葉が使われ始めたころとはかなり違うようです。

昔からのアウトソーシングではなく、戦略的なアウトソーシングによって、小人数ながら大きな会社とおなじようなパフォーマンスを発揮している会社があります。

そんな会社の事例を紹介します。

秘書の仕事をアウトソーシングして売上倍増！
自分の時間ができて営業に専念！売上が２倍に！
まとめ

秘書の仕事をアウトソーシングして売上倍増！

バックオフィスの仕事といっても、総務や経理、営業業務やお客さま対応など、その範囲はとても広いです。

とくに中小企業の場合、アウトソーシングするといっても、どこまでの業務をまかせていいのか判断が難しいですね。

理由には、内部情報をあまり知られたくないことや、業務の特殊性などがあげられます。

その結果、アウトソーシングしたとしても、繁忙期の派遣社員、簡単な倉庫作業や伝票整理をお願いする程度に。

そのようなバックオフィスの業務のなかで、経営者にとって特に重要なのが、秘書業務。

不動産業を営むＡ社の事例では、秘書業務をアウトソーシングすることで、売上を倍増することに成功しています。

従来のアウトソーシングでは、考えられなかった活用法です。

A社のアウトソーシングの実例はこちら

不動産業Ａ社の顧客は海外の投資家

Ａ社の業務は、不動産の賃貸経営ですが、海外の投資家にたいする不動産のコンサルティングや、東京の不動産を買うときのサポートもおこなっています。

賃貸の仲介や、一戸建て住宅などの販売をおこなう不動産会社と少し違った業務内容です。

台湾や中国の投資家へ、中長期的な投資対象として不動産のアドバイスをしなければいけませんから、かなりこまかなマーケットリサーチや事業計画の策定が必要になります。

投資対象としての判断材料の提供から、ときには購入手続きからその購入後の物件管理までおこなっています。

秘書業務のアウトソーシングを初めから考えていた

Ａ社社長の知人にも、アウトソーシングを使っている経営者がいるようです。

しかし、サイトのランディングページ制作や、原稿ライティングなど、一部の業務での単純作業で使うことが多いとのこと。

Ａ社の場合、アウトソーシングを秘書として活用することを決めていたとのことですが、徐々にまかせる範囲を拡大しています。

秘書業務というコアな部分をアウトソーシングすることを、初めから決めていたことが、その後の事業拡大のチャンスにつながったようです。

秘書業務は、ノンコア業務と言われますが、有能な秘書がいなければトップが効率的に動けないとすれば、コア業務と一体のものと考えるべきでは？

コア業務？のアウトソーシングはこちら

実際にアウトソーシングしている業務内容がこちら！

Ａ社がアウトソーシングしている具体的な業務では、「リサーチ」と「提案書」の作成が多いそうです。

アウトソーシングしている一連の業務は、以下の通りです。

① 海外の投資家に見合う物件を検索してピックアップする

② 社長がいいと思った物件の「マニュアル」と「提案書」を作成する

③ 提案書を投資家へ渡す

④ 投資家が興味を示したらさらに必要な情報を収集する

この①～④までの一連の業務は、通常の中小企業、とくにスタートアップ企業なら、社長やマネジャークラスがみずからおこなう業務です。

しかし、Ａ社が実際に携わるのは、”③ 提案書を投資家へ渡す” の部分だけ！

＜丸投げした作成資料の話＞
「東京23区の各区の人口は？」と実際に尋ねられたことがあるのですが、私も当然パッとは答えられません。そこで、調べた上でPowerPointにまとめて提供しようとなったのですが、その作業だけでも結構な時間を要する訳です。それで「HELP YOU」のアシスタントに丸投げしてお任せしたのですが、本当にきれいな資料ができ上がってきた。

これが、Ａ社のアウトソーシングの一例ですが、その他の依頼資料の多くの出来が、社長以上だったそうです。